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イベント運営

学会やシンポジウムなどのイベントの準備をトータルでサポート。

  1. 申し込みページの作成
  2. 論文集の制作
  3. 名札・領収書の制作
  4. 帳票の自動出力

申し込みページの作成

イベント案内ページに受付システムを追加。処理を自動化することで手動のような煩雑さをなくし、データの反映ミスの防止にも期待されます。

Webサイトの作成
私どもが事前に製作したテンプレートを使用することにより、現代的なサイトをカンタンに設計を行い、工数を軽減します。手軽にイベントサイトが立ち上げが可能です。基本的には https://ywebsys.net/○○○の形式、オプションで https://○○○.ywebsys.net/ のサブドメインまたは独自のドメインでの取り扱いも可能です。
受付システムの運用
私どもによる入力フォームページ作成または項目を利用者が作成・編集が可能な管理ページを使用することも可能です。「参加登録(懇親会を含む)」・「論文提出」画面の運用が考えられます。
メール送信機能
入力フォーム送信時に自動で受付メールを参加者に送信。平文テキストからHTML装飾のメールの生成及び、サーバ側で自動生成した参加受付票のPDFをメールに添付して送信することも可能です。また、参加者全員に同報メールを送信する機能の構築の可能です。メール送信設定ミスなどを防ぐ手助けとなります。

論文集の制作

論文提出システムなどから集めた原稿から、学会やシンポジウムなどの論文集・予稿集などを作成する際に、印刷会社へ入稿するデータを作成する必要があります。私どもではプリフェイス・目次・奥付と原稿の結合を行い、ページ番号の振り直し、フォントの埋め込みのチェックなどの「プリフライト」を実行し、再入稿にならないよう原稿データを整えます。

名札・領収書の制作

イベント時に欠かせないのが、名札と参加費などの領収書。本業の片手間に作成するには大変…。私どもが制作いたします。

名札の制作
一般的に用いられるソフトウェア(Adobe Illustrator や Adobe InDesign)を使用して面付けを行ったPDFの作成をいたします。また、用紙の調達や名札の印刷・裁断なども承ります。また、無料でご利用いただける Web サービスもご利用頂けます。詳しくは下記のリンクをご覧ください。
名札ホルダーの調達
参加者にホルダーを返却してもらう場合や返却なしでお持ち帰り頂く場合などの用途に併せて選定・調達いたします。
領収書の制作
名刺サイズの領収書から冊子(切り取り線付き)の領収書などさまざまなタイプをご利用頂けます。
受付でのオンデマンド印刷
既存のプリンタやサーマルプリンタ(レシート印字プリンタ)を使用して、受付処理時に自動印刷。事前の準備が軽減でき、偽造などの不正利用の抑制にもつながります。
流し込み印刷Webサービスへ

帳票の自動出力

参加登録時のPDF帳票参加受付票自動作成だけでなく、登録された内容の集計や審査用紙の自動作成など、用途に合わせて出力が可能です。

受付用名簿の作成
受付を行う場合に必要な登録者名簿を受付番号順や名前順などにソートし、参加種別や参加費などをわかりやすく表示。
審査用紙
講演申込ページより入力された情報を基に、採択・却下を決定するための審査用紙に自動で整形。
明細などの作成
領収書だけでなく参加費の内訳の明細などを自動で生成。我々による流し込み印刷や Web システムに組み込むことも可能です。また、A5サイズや変形版などさまざまなサイズで作成可能です。
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